wiyana nurulita: PERANAN DAN TEKNIK PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PERANAN DAN TEKNIK PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN

A. PENGERTIAN PENGENDALIAN

Yang dimaksud dari “Dianggap baik” yaitu :

· Tolak ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi yang berjalan secara efisien, efektif dan produktif.

· Apresiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen . makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

B. JENIS-JENIS PENGENDALIAN

1.Pengendalian Pendahuluan

Pengendalian ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan dan modal yang diperlukan sudah dianggarkan sehingga bilaman kegiatan dilakukan, maka sumber daya tersebut tersedia, baik menyangkut jenis, kualitas, kuantitas, maupun sesuai dengan kebutuhan.

2. Pengendalian Bersamaan

Dalam hal ini, manajer melakukan fungsi pengarahan kepada pekerjaan bawahannya. Pengarahan yang dimaksud, yaitu melalui tindakan ketika mereka memberikan instruksi kepada bawahan dalam berbagai metode dan prosedur yang layak serta mengawasi pekerjaan bawahan untuk menjamin supaya pekerjaan dikerjakan dengan baik.

3. Pengendakian Umpan Balik

Sistem pengendalian umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai dasar perbaikan berbagai tindakan masa depan. Metode umpan balik yang dipakai dalam bisnis meliputi analisis laporan keuangan, pengendalian kualitas, dan evaluasi kinerja karyawan.

C. PROSES PENGENDALIAN

Orang yang sukses adalah orang yang terorganisasi dengan baik, memiliki tujuan hidup , memiliki pengendalian diri dan cinta dalam hatinya. Itu juga berlaku unutk perusahaan/ organisasi . untuk mencapai kinerja optimal , perusahaan (organisasi) haruslah terorganisasi dengan baik , memiliki visi dan misi , memiliki daya pengendalian manajemen dan mencintai pengetahuan yang bisa membantu orang untuk menciptakan kondisi yang kondusif untuk proses pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu pengetahuan itu adalah Sistem Pengendalian Manajemen.

Sistem pengendalain manajemen yang baik sebenarnay formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi . pengendalain manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain , terdiri dari proses :

1. Pemorgaman (Programing)

Perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2. Penganggaran (Budjeting)

Program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu , biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggung jawaban.

3. Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)

Dilaksanakan pencatatan berbagai sumber daya yang digunakan dari penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut , digolongkan sesuai dengan program yang telah diterapkan pusat-pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar pemograman dimasa datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan unutk mengukur kinerja para manager.

4. Laporan dan Analisis

Tahapan ini merupakan yang paling penting karena menutup suatu siklus dari prose pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggung jawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

D. KARAKTERISTIK PENGENDALAIN YANG EFEKTIF

Ciri-ciri dari pengendalian yang efektif

· Proses berawal ketika director mencari informasi tentang aktivitas, director ini dapat berupa system informasi baik formal maupun informal, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktifitas.

· Setelah informasi diperoleh , aktifitas yang terekam di dalamnya dibandingkan dengan standart atau patokan berupa criteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh juga pembenaran.

· Proses perbaiakn dilaksanakan oleh efektir, sehingga penyimpangan-penyimpangan diubah agar kegiatan kembali mengikuti criteria yang telah ditetapkan.

· Begitulah propses pengendalian manajemen , dinamis dan berkelanjutan.

E. PERANCANGAN SISTEM PENGENDALIAN

Tidak ada sistem yang baik dan buruk , yang ada adalah suatu desain system pasfit dengan lingkinagn bisnis yang dihadapi oleh organisasi. Suatu system dengan lingkunagn tempat system tersebut digunakan untuk menjadikan system tersebut efektif untuk menjalankan bisnis dilingkungan tersebut. Oleh karena itu mendesain system pengendalian manajemen, karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi merupakan dasar untuk mendesain system tersebut. Pendekatan penyusunan system seperti itu disebut Contingency Approach.

Lingkunagn bisnis ibarat suatu territorial, untuk menjelajahi diperlukan suatu peta. Peat yang menggambarkan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh manajemen disebut paradigm the way we see the world. Paradigm tertentu kta memandang dunia yang dihadapi, dan denagn paradigma ini kita bersikap dan bertindak. Serta berdasarkan paradigma tersebut kita mendesain system suatu alat yang kita digunakan untuk mengorganisasikan berbagai sunber daya untuk mewujudkan system.

Setiap sistem terdiri dari dua bagian: struktur dan proses . struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan satu sama lainnya. Proses sitem merupakan suatu tahap yang harus dilalui untuk mewujudkan system. Proses system menjelaskan bekerjanya masing-masing komponen pembentuk system (struktur) dalam mewujudkan suatu system. Setiap system yang kita desain merupakan kompetensi tertentu untuk menjalankan system pengendalian manajemen disebut Manajemen Skill

F. PENGENDALIAN KEUANGAN

Manajemen keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan , pengangaraan , pemeriksaan , pengelolaan , pengendalian , pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.

Untuk mengendalikan keuangan dan memperoleh informasi financial , manajer menggunakan anggaran dan laporan dari berbagai kepala department. Anggaran merupakan program kondisi operasi yang diperkirakan untuk periode tertentu dimasa depan. Tahap pengendalian anggaran tidak hanya sekedar menyusun perencanaan perbandingan data operasi actual dengan data perencanaan perlu dilakukan sehingga perbedaan kedua data dapat diidentifikasi. Melalui anggaran dan laporan berkala, manajemen berusaha mencapai sasaran berikut :

· Menyediakan prosedur perencanaan pendapatan

· Memberikan sarana koordinasi kegiatan berbagai komponen perusahaan.

· Membangun basis control manajerial melalui pengawasan personalia

· Memotifasi individu dengan menciptakan iklim penghematan biaya.

Dikantor besar dimana manajer kantor menjadi pengendali atau wakil presiden layanan administrative, ia akan meneriam laporan dari berbagai kepala department seperti, supervisor manajemen data, korespondensi, dan akuntansi. Manajer kantor harus memeriksa laporan tersebut, kemudian menggabungkannya kedalam laporan yang mencakup semua kegiatan manajemen informasi , dan meyerahkannya kepada direktur anggaran, yang bertanggung jawab membuat laporan dan laporan keuangan sebagai berikut :

1. Anggaran utama untuk periode pembukuan fiscal

2. Ringakasan perbandinagn data actual dengan angaran

3. Neraca tahunan dan laporan pendapatan

G. METODE PENGENDALIAN ANGGARAN

Anggaran adalah suatu rencana yangdisusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter yang berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Sistem anggaran untuk fungsi pengendalain , mempunyai berbagai fungsi manajemen yaitu :

· Membantu manajemen meneliti dan mempelajari segala masalah yang berkaitan dengan aktifitas yang dilaksanakan.

· Membantu mengarahkan seluruh sumber daya yang ada diperusahaan dalam menentukan arah atau aktifitas yang paling menguntungkan.

· Membantu arah atau menunjang kebijaksanaan perusahaan

· Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia

· Membantu pemakain alat-alat fisik secara efektif

H. JENIS-JENIS ANGGARAN

1. Anggaran Kas

Anggaran kas (cash budget) adalah proyeksi dari sumber dan penggunaan kas perusahaan.

2. Anggaran Operasi

Anggaran operasi adalah suatu proyek tentang penghasilan dan biaya perusahaan.

3. Anggaran Bank

Anggaran untuk perusahaan industry manufacturing dengan industry perbankan. Dalam penyusunannya memerlukan berbagai pertimbangan. Memerlukan teknik dan prosedur yang khusus pula.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar didalamnya, yaitu :

Aktifitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.

B. TUJUAN UMUM

· Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

· Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

· Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

C. PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

PENGGUNA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan , yaitu:

· Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning); merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi.

· Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control); yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah, mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.

· Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control) merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi.

TUJUAN KEAMANAN SISTEM INFORMASI

Keamanan sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumberdaya informasi organisasi dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Institusi/organisasi menerapkan suatu program keamanan sistem yang efektif dengan mengidentifikasi berbagai kelemahan dan kemudian menerapkan perlawanan dan perlindungan yang diperlukan. Keamanan sistem dimaksudkan untuk mencapai tiga tujuan utama yaitu;

kerahasiaan, ketersediaan dan integritas.

1. Kerahasian. Setiap organisasi berusaha melindungi data dan informasinya dari pengungkapan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang. Sistem informasi yang perlu mendapatkan prioritas kerahasian yang tinggi mencakup; sistem informasi eksekutif, system informasi kepagawaian (SDM), sistem informasi keuangan, dan system informasi pemanfaatan sumberdaya alam.

2. Ketersediaan. Sistem dimaksudkan untuk selalu siap menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya. Tujuan ini penting khususnya bagi sistem yang berorientasi informasi seperti SIM, DSS dan sistem pakar (ES).

3. Integritas. Semua sistem dan subsistem yang dibangun harus mampu memberikan gambaran yang lengkap dan akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.

KESIMPULAN

Pengendalian yaitu bagian dari pengetahuan prilaku terapan (applied behavioral science) yaitu berbagai cara melakukan mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaaan atau organisasi yang dianggap baik. Berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen . makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

Jadi pengendalain dapat diartikan sebagai sebuah system yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan yaitu pemograman , penganggaran, pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta system pendelegasian wewenang untuk membantu manajemen suatu organisasai /perusahaan untuk mencapai tujuannya melalaui strategi tertentu secara efisien dan efektif. Orang yang sukses adalah orang yang terorganisasi dengan baik, memiliki tujuan hidup , memiliki pengendalian diri dan cinta dalam hatinya. Itu juga berlaku unutk perusahaan/ organisasi . untuk mencapai kinerja optimal , perusahaan (organisasi) haruslah terorganisasi dengan baik , memiliki visi dan misi , memiliki daya pengendalian manajemen dan mencintai pengetahuan yang bisa membantu orang untuk menciptakan kondisi yang kondusif untuk proses pengambilan keputusan yang tepat.